Gwarancja wystawiona w formie elektronicznej jest już typowym sposobem zabezpieczeń roszczeń wadialnych w przetargach opartych o prawo zamówień publicznych. Zaletą tej formy zabezpieczenia jest to, że można je wysłać mailem natychmiast po wystawieniu i podpisaniu.

Jeśli jednak ofertę składa się w oparciu o wewnętrzne przepisy organizatora przetargu (konkursu), formie papierowej, a organizator oczekuje załączenia do niej oryginalnej wersji gwarancji, to niekiedy wystawia się wówczas gwarancję w formie „papierowej” – ze standardowym podpisem. Do klienta wysyłamy taki dokument kurierem.

Co jednak, jeśli nie mamy czasu na dostarczenie papierowej formy gwarancji, ponieważ termin składania ofert jest zbyt bliski?

Przed takim pytaniem został postawiony jeden z naszych klientów. Początkowo myślał o dołączeniu kserokopii gwarancji, „potwierdzonej za zgodność z oryginałem”. Nie jest to jednak dobry pomysł, ponieważ nawet dokument potwierdzony za zgodność z oryginałem nie jest oryginałem. I nawet oczekując dobrej woli zamawiającego (że nie odrzuci takiej oferty z uwagi na niewniesienie wadium), pobłażliwości takiej nie możemy oczekiwać od innych oferentów.

Zaproponowałem, aby gwarancja została dostarczona w formie oryginału, ale nie papierowego, tylko nagranego pliku z elektronicznym podpisem kwalifikowanym na płycie CD. Dokument taki niewątpliwie jest oryginałem, a regulamin przetargu ogłoszony przez zamawiającego wymagał właśnie „oryginalnego dokumentu gwarancji”, a nie „papierowego dokumentu”.

Dla pełnego bezpieczeństwa, telefonicznie uzgodniliśmy z zamawiającym, że rzeczywiście uzna taką formę gwarancji, choć klient byłby skłonny złożyć ofertę nawet w przypadku nieuzyskania odpowiedzi.

Wniesione w ten sposób wadium zostało uznane.